Ihr Plan für´s E-Mail-Schreiben

Ein kurzer E-Mail-Auszug, in der Praxis nicht ganz unrealistisch.

Die Frage lautet: alles klar?

Hallo Frau Klar,

ich habe endlich herausgefunden, was beim Gespräch mit Herrn xx schiefgelaufen war. Er hatte nicht verstanden, dass wir die Planung für den Grazer xx mit Frau xx schon besprochen hatten. Nun ist die Frage, wie wir ihm das vermitteln. Ich habe dazu noch einmal mit Frau xx gesprochen. Ich sende Ihnen im Attachement die Anmerkungen von Herrn xx zu der Präsentation beim Meeting am 20.06. in Wien zu. Seine Änderungsvorschläge sind in der Powerpoint-Datei vermerkt.

Freundliche Grüße
xx


Wir ersparen uns an dieser Stelle jeglichen Kommentar und liefern Ihnen stattdessen eine Checkliste für strukturiertes Schreiben von E-Mails: Schreiben nach Plan!

DENKEN – SCHREIBEN –  SENDEN

Ein Auszug aus kommfit-Seminaren für klare E-Mail-Kommunikation.

kommfit-Tipps für Ihre ERÖFFNUNG

Diese sollte maximal drei bis vier Zeilen lang sein.

  1. Kurze, freundliche, persönliche Anrede
  2. Rapport („Einschwingen“) herstellen: Danken, gratulieren etc.
    Bsp. Sehr geehrter Herr Reklam,
    zunächst einmal herzlichen Dank für Ihre Anfrage.
  3. Zweck der E-Mail benennen:
    Bsp. Wie versprochen schicke ich Ihnen das Protokoll der Teamsitzung vom 13. Oktober.
    Bsp. Ich möchte Anregungen für die Verbesserung der Auftragsabwicklung geben.

    Bsp. Ich habe Fragen zu Ihrem Angebot vom 5. Dezember über 1.000 Notizblöcke.
  4. Erwartungshaltung benennen, wenn nötig:
    Bsp. Ich benötige Ihre Meinung hierzu bis Mittwoch, 08.03., 9:00 Uhr.
    Bsp. Ich hoffe, dass diese Information für Sie nützlich ist und erwarte keine Antwort.
    Bsp. Bitte entscheiden Sie bis zum Donnerstag – damit unterstützen Sie unsere gemeinsame Detailplanung. Vielen Dank!

kommfit-Tipps für Ihren TEXTKÖRPER/HAUPTTEIL

Beinhaltet die „Nutzlast“ Ihrer E-Mail, für Details, die in der Eröffnung keinen Platz haben? Gliedern Sie Ihren Text und bilden Sie kleine, gut lesbare Absätze. Nutzen Sie dabei den umfangreichen Zeichenvorrat der deutschen Sprache!

– Groß- und Kleinschreibung, Kommas, Punkte setzen
– Vermeiden der GROSS-SCHREIBUNG (= „Anbrüllen“)
– dezente Hervorhebung: Sternchen * … *
– mehrere Ausrufezeichen (!!!!!) und Fragezeichen (?????) vermeiden
– Tippfehler, Buchstabendreher korrigieren
– Vermeiden von Tabulatoren, Tabellen im Textkörper
– verständlich, aktiv, lebendig schreiben

kommfit-Tipps für Ihren ABSCHLUSS

Denken Sie an die Empfänger/innen: Jede erfolgreiche E-Mail braucht einen freundlichen Abschluss!

  1. Leerzeile setzen
  2. Erwartungshaltung wiederholt benennen (Aufforderung, Terminbestätigung u.a.)
  3. abschließenden Rapport herstellen („Ausschwingen“ auf der Beziehungsebene)
  4. vielleicht ein Satz, in dem Sie auf die Person oder die spezielle Beziehung mit ihr eingehen.
  5. individuelle Grußformel
  6. Name
  7. Signatur

Bsp.
Bitte drucken Sie die Einladung aus und hängen Sie diese ans Schwarze Brett. Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung – ohne Sie hätte sich der Projektabschluss hingezogen.

Freundliche Grüße

xx